GTD é uma sigla para Getting Things Done e consiste em uma metodologia amplamente testada que permite que as pessoas retomem o controle de seu dia a dia, organizando seus afazeres e vivendo uma vida mais consciente. Em outras palavras, o GTD é uma ferramenta de produtividade pessoal.
O método, criado por David Allen, foi apresentado pela primeira vez em 2001, no livro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”. Em português, a obra se chama “A Arte de Fazer Acontecer – Estratégias para Aumentar a Produtividade e Reduzir o Estresse”.
Este vídeo detalha os princípios básicos do GTD em 5 etapas – Coletar ou Capturar; Processar ou Esclarecer; Organizar; Refletir ou Revisar; Fazer ou Engajar.
Referência: GTD: O que o método Getting Things Done tem para te ensinar?
| Audio | |
|---|---|
Normal | Slow |
| English Transcript | Tradução |
| Imagine that you are walking back from work? | Imagine que você está voltando do trabalho? |
| Excited that another successful day has gone by? | Animado por mais um dia de sucesso? |
| When all of sudden you realize you never called Mike? | Quando de repente você percebe que não ligou para o Mike? |
| He is your best friend and today is his birthday? | Ele é seu melhor amigo e hoje é seu aniversário? |
| But you were so busy the whole day that you never had a chance to call.. | Mas você ficou tão ocupado o dia inteiro que não teve a chance de ligar .. |
| "No problem" you think to yourself - "as soon as I get home I'll wish him happy birthday" | "Não tem problema", você pensa: "assim que eu chegar em casa, desejo-lhe feliz aniversário" |
| But when you get home, a pile of unopened mail greets you by the door, unwashed dishes are calling your name and you get distracted by other exciting house chores? | Mas quando você chega em casa, uma pilha de correspondência fechada o recebe junto à porta, pratos sujos estão chamando por você e você se distrai com outras tarefas emocionantes da casa? |
| The next morning, feeling like a horrible friend, you wonder "how can something so important slip my mind?" | Na manhã seguinte, sentindo-se um amigo horrível, você se pergunta "como pude esquecer de algo tão importante?" |
| The reason is simple - your brain is for having ideas, NOT for holding them. | A razão é simples - seu cérebro foi feito para ter idéias, NÃO para segurá-las. |
| With a never-ending stream of demands for you attention, both at home and at work, things are bound to slip through the cracks. | Com um fluxo interminável de demandas por sua atenção, tanto em casa quanto no trabalho, algumas coisas certamente serão esquecidas. |
| Only when your mind is clear and your thoughts are organized can you achieve effective results. | Somente quando sua mente está clara e seus pensamentos estão organizados, você pode obter resultados efetivos. |
| This is where Getting Things Done, or GTD for short, comes into play. | É aqui que o Getting Things Done, ou GTD, entra em ação. |
| It is a framework designed to help you keep track of tasks, ideas and different projects. | É uma estrutura projetada para ajudá-lo a acompanhar tarefas, idéias e projetos diferentes. |
| The Getting Things Done system is made of 5 simple steps - capture, process, organize, review and engage. | O sistema Getting Things Done é composto por 5 etapas simples - capturar, processar, organizar, revisar e envolver. |
| Everything begins with "capturing" all ideas, tasks, projects, to-do items and other random bits of information that come your way every single day. | Tudo começa com a "captura" de todas as idéias, tarefas, projetos, itens de tarefas e outras informações aleatórias que surgem todos os dias. |
| These are things like emails, letters, calls and action items that come from talking to other people or they can be ideas and tasks that are born in your own creativity and imagination. | São coisas como e-mails, cartas, ligações e itens de ação que surgem ao conversar com outras pessoas ou podem ser idéias e tarefas que nascem em sua própria criatividade e imaginação. |
| Wherever that information comes from, you need to capture it, or externalize it so you don't have to keep it in your brain. | Não importa de onde essas informações venham, você precisa capturá-las ou externalizá-las para não ter que mantê-las em seu cérebro. |
| Now that you have all this information captured, it is time to make sense of it so you can actually move forward with your goals, instead of wanting to pull your hair out from the information overload. | Agora que você capturou todas essas informações, chegou a hora de entendê-las, para que você possa realmente avançar com seus objetivos, em vez de querer arrancar os cabelos de tanta sobrecarga de informações. |
| Step number 2 in GTD is processing. | A etapa número 2 no GTD é o processamento. |
| For every item that you captured ask yourself the following question - is it actionable? | Para cada item capturado, faça a si mesmo a seguinte pergunta - é acionável? |
| The possible answers are two - YES or NO. | As respostas possíveis são duas - SIM ou NÃO. |
| If the item is actionable, like an email from a colleague asking you about an update for the project you are working together on, ask yourself a followup question - would it take 2 minutes or less to complete? | Se o item for acionável, como um e-mail de um colega perguntando sobre uma atualização para o projeto em que vocês estão trabalhando juntos, faça-se a seguinte pergunta - levaria 2 minutos ou menos para concluir? |
| If the answer is "yes", go ahead and do it. | Se a resposta for "sim", vá em frente e faça-a. |
| If the answer is "no", you need to put this action off for later by adding them to an action items list (more on that in step 3). | Se a resposta for "não", você precisará deixar esta ação para mais tarde, adicionando-a a uma lista de itens de ação (mais sobre isso na etapa 3). |
| If it will take you 30 seconds to reply to your colleague's email, it makes sense to take care of it on the spot and move on. | Se você demorar 30 segundos para responder ao e-mail do seu colega, faz sentido cuidar dele imediatamente e seguir em frente. |
| If you need to have a 20-minute conversation on the topic, it is best to schedule it. | Se você precisar ter uma conversa de 20 minutos sobre o assunto, é melhor agendá-la. |
| If the item you are processing is "not actionable" - like a confirmation of a payment you made for your monthly internet bill - you have 2 choices - discard it or keep it as reference in case you need that info down the road. | Se o item que você está processando "não for acionável" - como a confirmação de um pagamento que você fez pela sua conta mensal da Internet - você tem duas opções - descarte-o ou mantenha-o como referência, caso precise dessas informações no futuro. |
| Repeat the same process for every piece of information | Repita o mesmo processo para cada informação |
| You've processed the information, things are already looking up for you, now you need to organize it. | Você processou as informações, as coisas estão parecendo positivas, agora você precisa organizá-las. |
| This is where the magic happens. | É aqui que a mágica acontece. |
| You have an action list from all the actionable items that you did not already do in the previous step. | Você tem uma lista de ações de todos os itens acionáveis que ainda não executou na etapa anterior. |
| Now you need to organize and prioritize them based on the following 3 criteria: - by project, by time and by context | Agora você precisa organizá-las e priorizá-las com base nos três critérios a seguir: - por projeto, por tempo e por contexto |
| Actions related to particular project, such as building a deck for your next presentation, or organizing the halloween party for your kids, can be grouped together. | Ações relacionadas a um projeto específico, como fazer uma pesquisa para sua próxima apresentação ou organizar a festa de halloween para seus filhos, podem ser agrupadas. |
| Actions that have some sort of a deadline, or a time specific (like Mike's birthday) should go on your calendar so you can take care of them when the time is right. | As ações que têm algum tipo de prazo ou um horário específico (como o aniversário de Mike) devem aparecer no seu calendário para que você possa cuidar delas quando for a hora certa. |
| You can also group actions by context, such as phone calls you need to make or groceries that you need to pick up. | Você também pode agrupar ações por contexto, como chamadas telefônicas que você precisa fazer ou compras que precisa atender. |
| Of course you can also mix and match and put things in more than one category - like that video you need to create on Friday, the 17th. | É claro que você também pode misturar, combinar e colocar as coisas em mais de uma categoria - como o vídeo que você precisa criar na sexta-feira, dia 17. |
| This is where you need to tweak and personalize GTD to fit your needs. | É aqui que você precisa ajustar e personalizar o GTD para atender às suas necessidades. |
| You know best how to group and prioritize your items. | Você sabe como agrupar e priorizar seus itens. |
| One thing to always keep top of mind though is this question - what is the next action? | Uma coisa que sempre devemos ter em mente é essa pergunta - qual é a próxima ação? |
| If you sit down to call Mike for his birthday, but don't have his number, you aren't being very efficient. | Se você se sentar para ligar para Mike no aniversário dele, mas não tiver o número dele, você não estará sendo muito eficiente. |
| The next action should've been "find Mike's number", not "call Mike". | A próxima ação deveria ter sido "encontrar o número de Mike", não "ligar para Mike". |
| Asking yourself that question will help you sequence things better. | Fazer a si mesmo essa pergunta o ajudará a sequenciar as coisas melhor. |
| Now, you've organized your action items, the sun is shining brighter and the world is a happier place. | Agora, você organizou seus itens de ação, o sol está mais brilhante e o mundo é um lugar mais feliz. |
| But what about the non-actionable items? | Mas e os itens não acionáveis? |
| That's easy. | Isso é fácil. |
| They can either be kept for reference - like that manual for your TV that you don't need until your kid turns on the spanish closed captioning and you need to figure out how to reverse it. | Eles podem ser mantidos para referência - como o manual da sua TV que você não precisa até que seu filho ative as legendas em espanhol e você precise descobrir como revertê-la. |
| Or they can be deferred for later - like that idea for a business that you would like to keep and revisit in 6 months when you have more time - add it to a "someday maybe" list and create an action item to review this list in 6 months. | Ou eles podem ser adiados para mais tarde - como a idéia para uma empresa que você gostaria de manter e revisitar em 6 meses quando tiver mais tempo - adicione-a a uma lista "algum dia talvez" e crie um item de ação para revisar essa lista em 6 meses. |
| Done! | Feito! |
| High five! | Toca aqui! |
| All the random information is now organized and you are ready to take over the world. | Toda a informação aleatória está agora organizada e você está pronto para dominar o mundo. |
| The next step is Review. | O próximo passo é a revisão. |
| With so many demands for your attention, things are bound to go out of place. | Com tantas demandas por sua atenção, as coisas tendem a sair do lugar. |
| This is where the review comes into play. | É aqui que a revisão entra em jogo. |
| Every week, review your items and make any adjustments if needed. | Toda semana, revise seus itens e faça os ajustes necessários. |
| Is everything where it supposed to be? | Está tudo onde deveria estar? |
| Is there a pile of information somewhere that you need to process? | Existe uma pilha de informações em algum lugar que você precisa processar? |
| A weekly review is essential to keeping everything running smoothly. | Uma revisão semanal é essencial para manter tudo funcionando sem problemas. |
| Every month, take some time to review your short-terms goals. | Todo mês, dedique algum tempo para revisar suas metas de curto prazo. |
| Are your action items moving your towards your goals, or are you just keeping yourself busy? | Seus itens de ação estão se movendo em direção aos seus objetivos ou você está apenas se mantendo ocupado? |
| Are you saving for that car, are you learning the Spanish you want or are you in reaction mode? | Você está economizando para esse carro, está aprendendo o espanhol que deseja ou está no modo de reação? |
| Schedule these regular reviews and reflection periods so you can ensure the train is heading down the right tracks. | Programe essas revisões regulares e períodos de reflexão para garantir que o trem esteja seguindo os trilhos certos. |
| The last part step in GTD is called "engage". | A última etapa do GTD é chamada "envolver". |
| This is where you actually roll up the sleeves and get cracking. | É aqui que você arregaça as mangas e começa a agir. |
| You calendar should contain all the tasks that you need to do today. | Seu calendário deve conter todas as tarefas que você precisa executar hoje. |
| Your project list will tell you what you need to do to move a project forward. | Sua lista de projetos informará o que você precisa fazer para avançar um projeto. |
| Your contexts will help you batch things together. | Seus contextos ajudarão você a agrupar as coisas. |
| As you go about your day, crossing all of those items, next information is bound to come you way. | À medida que você avança no seu dia, cruzando todos esses itens, as próximas informações certamente aparecerão em seu caminho. |
| Now you know what to do with it - capture it, decide if it actionable, if the answer is yes and you can get it done in 2 minutes or less, do it, if not add it to the appropriate action list. | Agora você sabe o que fazer com ele - capture-o, decida se é acionável, se a resposta é sim e você pode fazê-lo em 2 minutos ou menos, faça-o, se não o adicione à lista de ações apropriada. |
| If the information is not actionable, it gets stored or ends up in the trash. | Se as informações não forem acionáveis, elas serão armazenadas ou descartadas. |
| Nothing to it. | Nada disso. |
| You are now as cool, calm and collected as a buddhist zen master deep in meditation. | Agora você é tão calmo, calmo e reservado como um mestre budista zen em profunda meditação. |
| Now, Mike will never have to spend another birthday without wishes from his best friend. | Agora, Mike nunca terá que passar outro aniversário sem desejar feliz aniversário ao seu melhor amigo. |
Contagem de palavras
A tabela abaixo exibe as palavras encontradas neste vídeo bem como o número de vezes em que aparecem.
| Freq. | Palavra | Freq. | Palavra | Freq. | Palavra |
|---|---|---|---|---|---|
| 66 | you | 48 | to | 46 | the |
| 35 | is | 29 | your | 28 | it |
| 28 | and | 23 | that | 20 | a |
| 19 | for | 18 | of | 18 | are |
| 15 | need | 14 | or | 14 | in |
| 12 | if | 12 | can | 10 | items |
| 10 | information | 10 | action | 9 | this |
| 9 | things | 9 | on | 9 | like |
| 9 | have | 8 | now | 8 | by |
| 8 | as | 7 | so | 7 | review |
| 7 | from | 7 | do | 7 | all |
| 7 | actionable | 6 | where | 6 | time |
| 6 | take | 6 | not | 6 | next |
| 6 | list | 5 | yourself | 5 | with |
| 5 | will | 5 | when | 5 | step |
| 5 | project | 5 | keep | 5 | get |
| 5 | every | 5 | birthday | 5 | be |
| 5 | an | 4 | what | 4 | up |
| 4 | them | 4 | tasks | 4 | question |
| 4 | never | 4 | mike | 4 | item |
| 4 | ideas | 4 | his | 4 | gtd |
| 4 | go | 4 | done | 4 | day |
| 4 | but | 4 | best | 3 | yes |
| 3 | together | 3 | they | 3 | process |
| 3 | out | 3 | other | 3 | organized |
| 3 | organize | 3 | number | 3 | no |
| 3 | move | 3 | more | 3 | mind |
| 3 | make | 3 | how | 3 | home |
| 3 | help | 3 | goals | 3 | friend |
| 3 | everything | 3 | down | 3 | don't |
| 3 | comes | 3 | come | 3 | capture |
| 3 | call | 3 | bound | 3 | answer |
| 3 | actions | 3 | about | 2 | you've |
| 2 | would | 2 | world | 2 | work |
| 2 | way | 2 | today | 2 | these |
| 2 | such | 2 | spanish | 2 | some |
| 2 | slip | 2 | simple | 2 | should |
| 2 | short | 2 | sense | 2 | schedule |
| 2 | right | 2 | reference | 2 | random |
| 2 | put | 2 | projects | 2 | processing |
| 2 | prioritize | 2 | play | 2 | place |
| 2 | pile | 2 | one | 2 | months |
| 2 | minutes | 2 | mike's | 2 | made |
| 2 | less | 2 | later | 2 | know |
| 2 | keeping | 2 | into | 2 | group |
| 2 | getting | 2 | forward | 2 | following |
| 2 | engage | 2 | 2 | demands | |
| 2 | create | 2 | context | 2 | care |
| 2 | captured | 2 | calls | 2 | called |
| 2 | calendar | 2 | busy | 2 | brain |
| 2 | attention | 2 | at | 2 | asking |
| 2 | ask | 2 | another | 2 | also |
| 2 | already | 2 | add | 2 | actually |
| 1 | zen | 1 | working | 1 | wonder |
| 1 | without | 1 | wishes | 1 | wish |
| 1 | whole | 1 | wherever | 1 | were |
| 1 | weekly | 1 | week | 1 | wanting |
| 1 | want | 1 | walking | 1 | video |
| 1 | very | 1 | update | 1 | unwashed |
| 1 | until | 1 | unopened | 1 | two |
| 1 | tweak | 1 | tv | 1 | turns |
| 1 | trash | 1 | train | 1 | tracks |
| 1 | track | 1 | towards | 1 | topic |
| 1 | top | 1 | through | 1 | thoughts |
| 1 | though | 1 | those | 1 | think |
| 1 | thing | 1 | there | 1 | that's |
| 1 | than | 1 | th | 1 | terms |
| 1 | tell | 1 | talking | 1 | system |
| 1 | supposed | 1 | sun | 1 | sudden |
| 1 | successful | 1 | stream | 1 | stored |
| 1 | steps | 1 | spot | 1 | spend |
| 1 | specific | 1 | sort | 1 | soon |
| 1 | somewhere | 1 | something | 1 | someday |
| 1 | smoothly | 1 | sleeves | 1 | sit |
| 1 | single | 1 | should've | 1 | shining |
| 1 | sequence | 1 | seconds | 1 | saving |
| 1 | same | 1 | running | 1 | roll |
| 1 | road | 1 | revisit | 1 | reviews |
| 1 | reverse | 1 | results | 1 | reply |
| 1 | repeat | 1 | related | 1 | regular |
| 1 | reflection | 1 | reason | 1 | realize |
| 1 | ready | 1 | reaction | 1 | pull |
| 1 | processed | 1 | problem | 1 | previous |
| 1 | presentation | 1 | possible | 1 | piece |
| 1 | pick | 1 | phone | 1 | personalize |
| 1 | periods | 1 | people | 1 | payment |
| 1 | party | 1 | particular | 1 | part |
| 1 | own | 1 | overload | 1 | over |
| 1 | organizing | 1 | only | 1 | off |
| 1 | nothing | 1 | non | 1 | needs |
| 1 | needed | 1 | name | 1 | my |
| 1 | moving | 1 | morning | 1 | monthly |
| 1 | month | 1 | mode | 1 | mix |
| 1 | minute | 1 | meditation | 1 | maybe |
| 1 | match | 1 | master | 1 | many |
| 1 | manual | 1 | makes | 1 | |
| 1 | magic | 1 | looking | 1 | letters |
| 1 | learning | 1 | last | 1 | kids |
| 1 | kid | 1 | kept | 1 | just |
| 1 | internet | 1 | instead | 1 | info |
| 1 | important | 1 | imagine | 1 | imagination |
| 1 | I'll | 1 | idea | 1 | i |
| 1 | house | 1 | horrible | 1 | holding |
| 1 | him | 1 | high | 1 | heading |
| 1 | he | 1 | having | 1 | has |
| 1 | happy | 1 | happier | 1 | happens |
| 1 | halloween | 1 | hair | 1 | had |
| 1 | grouped | 1 | groceries | 1 | greets |
| 1 | gone | 1 | gets | 1 | friday |
| 1 | framework | 1 | followup | 1 | five |
| 1 | fit | 1 | find | 1 | figure |
| 1 | feeling | 1 | externalize | 1 | exciting |
| 1 | excited | 1 | essential | 1 | ensure |
| 1 | ends | 1 | ending | 1 | emails |
| 1 | either | 1 | efficient | 1 | effective |
| 1 | easy | 1 | door | 1 | distracted |
| 1 | dishes | 1 | discard | 1 | different |
| 1 | did | 1 | designed | 1 | deferred |
| 1 | deep | 1 | deck | 1 | decide |
| 1 | deadline | 1 | crossing | 1 | criteria |
| 1 | creativity | 1 | cracks | 1 | cracking |
| 1 | course | 1 | cool | 1 | conversation |
| 1 | contexts | 1 | contain | 1 | confirmation |
| 1 | complete | 1 | collected | 1 | colleague's |
| 1 | colleague | 1 | closed | 1 | clear |
| 1 | chores | 1 | choices | 1 | chance |
| 1 | category | 1 | case | 1 | car |
| 1 | capturing | 1 | captioning | 1 | calm |
| 1 | calling | 1 | business | 1 | building |
| 1 | buddhist | 1 | brighter | 1 | both |
| 1 | born | 1 | bits | 1 | bill |
| 1 | better | 1 | being | 1 | begins |
| 1 | been | 1 | batch | 1 | based |
| 1 | back | 1 | aren't | 1 | appropriate |
| 1 | any | 1 | answers | 1 | always |
| 1 | ahead | 1 | adjustments | 1 | adding |
| 1 | achieve |
